La transformación digital es un aspecto por el que todas las organizaciones empresariales están apostando para aumentar su crecimiento y adaptarse a las nuevas tendencias del mercado. La tecnología es una gran aliada para recortar gastos innecesarios y mantener el presupuesto bajo control. La transformación digital y su convergencia con estrategias digitales en su conjunto, abarcan las áreas operativas, estratégicas y de gestión en donde:
- En el sector operacional se observa el uso e integración de herramientas tecnológicas digitales, la transformación de procesos, la digitalización de documentos, el cambio en el procesamiento de datos en la nube, así como la optimización de los procesos en general.
- En el sector estratégico hay un cambio notable en la forma de trabajar, enfocado más a las necesidades del consumidor para tomar decisiones más asertivas y crear soluciones de valor.
- En el aspecto de gestión se resume la evolución del modelo de negocio de la empresa, que aprovecha las oportunidades comerciales y productivas creadas por la adaptación digital.
La digitalización no es un viaje a medida ya que cada sector tiene su peculiaridad. Un ejemplo claro es el sector del transporte, donde la digitalización ha dado lugar a nuevos modelos: Uber, Cabify, modelos de no-propiedad y uso de vehículos por días y horas, como los servicios carsharing, o con posibilidades aún más radicales para el cambio, como intenta Google. Estos modelos plantean a fabricantes de autos que el componente digital se expanda a nuevas funciones automatizadas como seguros, solicitudes de servicio y otros.
La tecnología y la productividad del negocio
Las empresas se encuentran en una permanente búsqueda de la mejora de la eficiencia de sus procesos, y las tecnologías están permitiendo su aplicación en innumerables situaciones en el mundo de la empresa. La mejora en la productividad se genera de tres formas:
- Reduciendo los tiempos en la ejecución de procesos.
- Eliminando o sustituyendo total o parcialmente tareas dentro de esos procesos.
- Incorporando nuevas funcionalidades que aportan valor al proceso ya existente.
Conseguir disrupción requiere plantear ahorros de coste superiores al 40%, ya que niveles inferiores serán poco efectivos ante los cambios que introduzcan nuevas empresas digitales, que con nuevos productos y palancas de la cadena de suministro 4.0 consiguen disrupción y muy altos potenciales de ahorro, aumentando servicios con menor inversión.
Los tradicionales rangos de mejora de productividad del 3 al 5 % anual, se han visto desbordados por la digitalización, con potencial demostrado de mejoras de coste muy superiores al 25%, incorporando planteamientos de monitorización remota y robotización, y mediante la optimización de procesos situando las mejoras en costes laborales en porcentajes superiores al 60%.
De este modo iniciativas como la automatización de documentos o digitalización y almacenamiento en la nube podría aportar ventajas como:
- Agilizar tiempos de dedicación a las tareas mecánicas.
- Optimizar los procesos.
- Ahorrar costes materiales.
- Acceso inmediato a la información de manera digital, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Reducir el impacto medioambiental.
Aspectos claves de reducir costes con la tecnología
Reducir costes es, para todas las empresas, uno de los principales objetivos. Se puede decir que la máxima que rige en el mundo empresarial es conseguir el máximo beneficio con el menor gasto posible, y el uso de tecnologías sostenibles ayudan además a ahorrar.
Enumeramos a continuación algunos aspectos claves en los que una empresa puede reducir costes:
- Instalar software capaz de centralizar la entrada de información de cada área y ponerla a disposición del resto de la compañía en tiempo real, se han convertido en el mejor arma para poder tomar las decisiones adecuadas para disminuir los costes.
- Apostar por la nube. Tu información podrá alojarse de manera segura en un sistema basado en la nube, que permite un ahorro de hasta un 50% con respecto a la gestión tradicional de infraestructuras físicas.
- El Internet de las Cosas. Al introducir el IoT, podemos implantar sistemas en los que cada máquina tienen la capacidad de medir y comunicar todas las variables para que sean analizadas. Esto permite anticipar el mantenimiento y reducir las interrupciones.
- Automatizar tareas y procesos de cada departamento de forma que la gestión se vuelve más fluida y eficiente.
- Reducir los márgenes de error. Algunos de los costes evitables en los que incurre una empresa se deben a los errores humanos. Reducirlos a su mínima expresión debe ser uno de los propósitos de los responsables de la compañía.
- Gestionar mejor los inventarios, mediante el uso de un software adecuado, va a permitir que la empresa mejore la confiabilidad del inventario.
- Reducir el tiempo muerto de máquinas y empleados. Las averías o los errores en las órdenes de trabajo pueden hacer que se incumplan plazos de entrega y que disminuya la productividad y la calidad.
- Negociar con los proveedores. Otra ventaja que proporciona la tecnología es la base de datos que genera, ya sea de pedidos, tiempo de entrega, etc. Esta información proporcionan a la empresa la capacidad de negociación ante proveedores nacionales o internacionales.
- Gastos de personal. Gestionar la programación de las intervenciones que pueden evitar desplazamientos innecesarios que incurran a sobrecostes.
- Costes energéticos. Entre los mayores gastos en los que incurre cualquier empresa se encuentra la factura energética. La tecnología digital permite cumplir con los cronogramas de mantenimiento y mantener los sistemas y equipos en condiciones óptimas.
- Gestionar bien pagos y cobros. Un buen software de gestión, que incluya herramientas de control de órdenes de trabajo, nos va a ofrecer la foto detallada de los presupuestos generados en cada momento, evitando los errores que puedan aparecer.
- Papelería y administración. El manejo de un gestor documental que permita tener la información centralizada y digitalizada permitirá ahorrar no solo lo que cuesta el papel en sí, sino también en sellos, en tóner y en personal.
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