Antes de comenzar un proceso de digitalización, es conveniente que nos preguntemos qué significa para nosotros digitalizar la oficina y cuáles son las principales herramientas sobre las que vamos a abordar el proceso.
La digitalización de la oficina no es un concepto nuevo, pero últimamente, y especialmente a raíz de la universalización del teletrabajo a causa de las medidas contra la pandemia causada por la COVID-19, se ha extendido de manera exponencial, especialmente entre PYMEs y microempresas. La oficina digital se plantea desde distintas perspectivas y con distintos niveles de profundidad, en función de las características de la propia empresa y sus necesidades, e incorpora aspectos clave como:
- Oficina deslocalizada, como consecuencia del aumento del teletrabajo.
- Mayor flexibilidad para adaptarse a la evolución de los distintos mercados en relación con los hábitos de compra, relaciones con terceros, etc.
- Mejora de la eficiencia empresarial.
Definición de oficina
Partimos de la base de que el término oficina es un tanto ambiguo. Encontramos desde los que definen las oficinas como espacios físicos donde se trabaja, hasta posiciones que relacionan el término con estrategias organizativas para competir más eficientemente.
Sin entrar a debatir el asunto pero a efectos de ubicar un espacio digital, vamos a centrar el término oficina en el conjunto de actividades empresariales o profesionales que se apartan de los núcleos de la gestión principal. Hablamos de actividades que responden más a servidumbres administrativas, patrimonialistas y operativas relacionadas con la gestión, que no aportando valores claves en dicha gestión, también son necesarias para el correcto desarrollo de la empresa.
Objetivos tradicionales de la digitalización
La prioridad en la digitalización de las empresas ha ido dirigiéndose hacia las zonas de actividad más sensibles al beneficio en función de la tipología de cada organización. En las últimas décadas, observamos la gestión de los recursos globales y la automatización de los procesos financieros (ERP), sus derivadas hacia campos como la producción, compras, comercialización, activos productivos, actividades de project management específicas, etc.
Todo este mercado digital ha ido dirigido básicamente a conseguir ser mejores gestores, más inteligentes, optimizar recursos, ser más fiables en la producción, dar servicios de más calidad, etc. En suma mejorar el negocio, obtener mayores sinergias y aumentar la competitividad.
¿Es necesaria la digitalización de la oficina?
¿Tiene sentido que actividades menores como las mencionadas en el término oficina sean objeto de digitalización? Hoy en día es evidente que sí:
- Las empresas necesitan dedicar menos recursos a trabajos de oficina no productivos.
- La tendencia de las empresas es reducirse en términos de estructuras organizativas, operando y gestionando a través de terceros.
- Las necesidades burocráticas son cada vez mayores, tanto por exigencias de las Administraciones Públicas como por políticas internas.
Es decir, la digitalización debe dar soluciones a las empresas para reducir equipaje, evitar los costes o tiempos no productivos de los recursos y a su vez garantizar la diversidad de exigencias burocráticas. Además, pueden y deben aportar valor y sinergias a los procesos de gestión ya digitalizados.
Herramientas básicas para la digitalización de la oficina
Desde las experiencia de Retain hemos identificado tres áreas principales con su herramientas asociadas sobre las que se debe construir la base para la digitalización de la oficina:
- Automatización de los flujos de trabajo.
- Gestión documental inteligente.
- Interoperabilidad con otros sistemas empresariales.
Estas herramientas se irán complementando con otras soluciones específicas a las necesidades de cada organización, que se integrarán en con el sistema global a través de las capacidades de interoperabilidad.
Gestor de procesos de negocio (BPM)
El configurador de flujos de trabajo permite automatizar los procedimientos internos de la empresa y extenderlo a las relaciones y servidumbres externas.
A través de esta herramienta es posible estandarizar los procesos de oficina, mejorando la productividad y la calidad del servicio interno que prestan. Además, permiten adaptar estos procesos a las características de cada empresa, a la vez que aportan la flexibilidad necesaria para adaptarse rápidamente a nuevos cambios normativos o de negocio. Esta flexibilidad permite también a hacer frente a necesidades puntuales o permanentes de asignación de recursos a distintos puestos de trabajo.
El uso de procesos estandarizados a través de un BPM facilita además el teletrabajo, al poner a disposición de la empresa una plataforma ubicua a la que se puede acceder desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo para realizar tareas o compartir información.
Gestor documental inteligente (ECM)
El gestor documental se encarga de generar, obtener, almacenar, procesar y, en su caso, eliminar, el principal activo de la oficina: el documento. La digitalización de los documentos permite eliminar los inconvenientes inherentes al papel, especialmente en entornos deslocalizados.
Es importante destacar que los documentos son en realidad la materia prima y el producto principal de los procesos de oficina. Un gestor documental inteligente es se encarga de poner en valor el propio documento, tratándolo como un activo vivo que es capaz, por si mismo, de generar acciones asociadas a través del gestor de procesos, tales como avisos, vencimientos, alarmas, validaciones, etc.
Plataforma de interoperabilidad
La interconexión con otras aplicaciones es lo que permite generar un entorno digital único y propio. Al incorporar la digitalización a la oficina debemos ser capaces de conseguir que nuestro sistema se comunique con el resto de aplicaciones de gestión de la empresa, tales como el ERP, el CRM, el EAM u otras aplicaciones departamentales.
De este modo la información necesaria para la generación y el tratamiento de los documentos de oficina se obtienen automáticamente del resto del sistema, a la vez que los procesos de oficina serán capaces de incorporar la documentación e información generada a los distintos sistemas. Esta interconexión de sistemas garantiza que la información es precisa y única en todo el ecosistema digital de la empresa en todo momento.
ODR: La oficina digital de Retain
La oficina digital Retain ODR es una plataforma creada a partir de la experiencia de Retain en la digitalización de procesos empresariales. ODR se basa en los tres pilares que acabamos de describir, e incorpora un potente gestor de procesos, una gestión de documentos inteligente y una plataforma capaz de interoperar con cualquier aplicación empresarial.
A menudo las soluciones de digitalización se presentan como aplicaciones cerradas que obligan a las empresas a adaptar sus procesos y hasta su propia organización para poder utilizarlas. ODR, por el contrario, es una solución abierta que se adapta a las necesidades de cada empresa. Si quieres más información, visita la página de ODR y pide una consulta gratuita.
