El mundo está inmerso en un proceso de continuos cambios que están produciendo una gran transformación en la economía y la sociedad. En las últimas décadas se han desarrollado importantes avances tecnológicos que afectan a la forma en la que nos relacionamos, trabajamos, consumimos e incluso pensamos. Otros aspectos que antes eran muy poco relevantes en la conciencia social, como el cambio climático, la sostenibilidad o la globalización, son ahora una piedra angular en muchos aspectos de la economía, la política y la sociedad.
Las empresas españolas, en especial las pymes, se ven afectadas por estos cambios y necesitan adaptarse rápidamente para mantener su competitividad en un mercado cada vez más exigente. Por si fuera poco, la crisis derivada de la actual pandemia provocada por la COVID-19 ha añadido más dificultades y retos a las pequeñas y medianas empresas.
Situación de las pymes españolas pre-COVID
El informe anual de las pymes europeas publicado por la Comisión Europea en 2019, y en concreto el análisis de la situación de las pymes en España, mostraba un escenario moderadamente optimista para nuestras pymes.
En España, las pymes generaban un 61,3% del valor añadido total y empleaban a un 71,9% de los trabajadores del país. Si bien las pymes no se habían recuperado aún al 100% de la crisis de 2008, al contrario que las grandes corporaciones, el crecimiento registrado desde 2014 parecía mostrar la luz al final del túnel.
Las pymes españolas se estaban mostrando en línea con otros países de la UE en distintos indicadores importantes, como el acceso la financiación, el desarrollo de habilidades y la innovación. No así en otras áreas, como el emprendimiento, el medioambiente o la internacionalización.
La Encuesta Europea PYME 2019, por su parte, hacía énfasis en la importancia de la inversión en digitalización para asegurar la competitividad futura. Casi el 40% de las 500 pymes españolas encuestadas consideraba la digitalización como una gran prioridad, especialmente relacionada con la innovación y la internacionalización.
Entre las principales necesidades reflejadas en la encuesta, la necesidad de formaciones específicas o la incorporación de nuevas tecnologías en los procesos se señalan como fundamentales para mantener los niveles de competitividad.
El futuro de las pymes en el entorno post-COVID
En medio de este escenario, la irrupción de la COVID-19 en el panorama mundial ha supuesto un jarro de agua fría para las expectativas de miles de pymes en todo el mundo, y también en España.
Las medidas adoptadas por los diferentes países con la intención de frenar la pandemia han obligado a cesar la actividad en muchos sectores, directa o indirectamente, y han llevado al cierre a miles de empresarios y pymes.
Para aquellos que han conseguido mantener su actividad, la COVID-19 ha supuesto, o acelerado en muchos casos, cambios profundos en su entorno que han expuesto sus debilidades, pero que también han supuesto en muchos casos oportunidades, relacionadas con:
- Hábitos de consumo.
- Canales de venta y distribución.
- Canales de comunicación.
- Irrupción del teletrabajo.
- Reducción de plantillas.
De este modo, las pymes deben hacer frente a estos retos a través de 3 ejes principales:
- Mejorar la competitividad en el mercado.
- Incrementar la eficiencia en las operaciones.
- Gestionar la deslocalización del personal de oficina.
Sin duda, la digitalización va a jugar un papel fundamental en las pymes para enfrentarse a estos retos y responder a las oportunidades.
Conceptos como la digitivación (reactivación de la economía a través de la digitalización) y la oficina digital empiezan a introducirse en las empresas y en la sociedad en general como la principal vía de salida para esta situación.
¿Qué es la oficina digital?
Tradicionalmente, el concepto de oficina está ligado a un espacio físico profesional destinado a la realización de un trabajo de gestión, administración, comercial, etc. Estos trabajos se llevaban a cabo principalmente a través de documentos en papel.
Con la llegada de la tecnología, muchos de los procesos de oficina se trasladaron del papel a los ordenadores (programas de ofimática y aplicaciones departamentales), y posteriormente a internet (email, tramitaciones online, etc.).
Poco a poco, muchas grandes empresas y pymes han ido incorporando elementos digitales a sus procesos de oficina, principalmente:
- Aplicaciones de ofimática y departamentales.
- Digitalización y archivo digital de documentos.
- Página web.
- Correo electrónico.
Aunque muchas empresas tenían un plan de digitalización para los próximos años, la crisis sanitaria de la COVID-19 y, principalmente, la necesidad de incorporar el teletrabajo a raíz de los confinamientos, a acelerado la incorporación de otras tecnologías como:
- Documentos y aplicaciones en la nube.
- Tecnologías de voz.
- Videoconferencia.
- Herramientas colaborativas online.
Así, de un modo más o menos forzado, muchas pymes se han visto lanzadas a procesos de digitalización que, en muchos casos, no han sido más que parches tecnológicos para dar respuesta a problemas sobrevenidos.
Oficina digital y transformación digital en las pymes
Sin embargo, para resolver los problemas y hacer frente a los retos que hemos señalado anteriormente, no basta con incorporar tecnología. Solo un proceso de transformación basado en una estrategia digital permite obtener los resultados necesarios en términos de innovación, competitividad y eficiencia.
Es por tanto la estrategia, y no la tecnología, la que debe dirigir los procesos de transformación digital en las pymes. La oficina digital será una pieza clave para incorporar los procesos departamentales a esta estrategia. Es muy importante además tener en cuenta la necesidad de incorporar a la estrategia elementos clave, como la organización, la cultura empresarial, la innovación, la formación, etc.
Los pasos para poner en marcha una oficina digital deben incluir:
- Definición de la estrategia digital, basada en el análisis del entorno de la pyme y las amenazas y oportunidades a las que se enfrenta.
- Modelado digital de los elementos y, especialmente, de los procesos relevantes dentro de la estrategia empresarial.
- Implantación de las soluciones tecnológicas que habiliten estos procesos.
Dada las distintas necesidades y entornos de cada empresa y sector, no existe una solución única que permita poner en marcha una oficina digital.
La oficina digital debe basarse en la digitalización de los activos de la empresa y en la implantación de herramientas de gestión de procesos que puedan interoperar con distintos sistemas apropiados en cada caso, como, por ejemplo:
- Sistemas de gestión empresarial (ERP).
- Aplicaciones de gestión de clientes (CRM).
- Herramientas de análisis de datos e inteligencia de negocio (BI).
- Aplicación de gestión de recursos humanos.
- Aplicaciones de gestión de activos (EAM).
Este sistema debe ser capaz además de interoperar con sistemas tanto internos como externos (administraciones, clientes, proveedores, etc.).
Conclusión
En los últimos meses las pymes han tenido que tomar decisiones tácticas e incorporar la digitalización a modo de parches para hacer frente a necesidades sobrevenidas.
Sin embargo, para poder hacer frente a los retos que se presentan en los próximos años, es necesario empezar a plantear procesos de digitalización basados en la estrategia, que nos permitan a medio y largo plazo garantizar la eficiencia y la competitividad de las empresas en un entorno que exige cada vez más agilidad y flexibilidad.
La oficina digital se presenta como una oportunidad única de incorporar esa estrategia a los procesos departamentales para que trabajen de un modo fluido con las áreas de producción y operaciones, así como con los agentes externos a la empresa.
