La base para tener conocimiento sobre cualquier activo físico empresarial es disponer de un completo inventario con la información detallada lo máximo posible. Una vez que tenemos el activo identificado necesitamos poder interoperar con él, por lo que debemos saber cómo encontrarlo, modificarlo, sustituirlo, borrarlo, etc. Estas operaciones se hacen farragosas cuando el volumen de activos es grande, si no disponemos de ningún método que agilice estos procesos.
Por suerte, en la era de la digitalización, podemos contar con herramientas inteligentes de tomas de datos que nos ayuden a organizar los activos en inventarios codificados de manera que podamos obtener información sobre la vida útil del mismo (trazabilidad de activos) conociendo desde sus características principales hasta el número de incidencias o averías que sobre el activo se producen.
Herramientas tradicionales de toma de datos
Tradicionalmente, para registrar un activo, previamente a su visita de reconocimiento o toma de datos el técnico ha desarrollado un listado de campos a rellenar. Normalmente se utiliza el formato de papel para realizar este check list, que termina convirtiéndose en un montón de folios para rellenar a mano.
Además, después de la visita es necesario realizar un trabajo de oficina pasando las notas en papel a formato Excel (por ejemplo) para después incorporarlos a la base de datos correspondiente. Esto en el mejor de los casos, porque en muchas empresas aún se siguen usando archivadores físicos como modelo de almacenamiento.
En algunos casos, el técnico puede tratar de aprovechar la tecnología digital rellenando un Excel a través de su terminal móvil, pero esta herramienta termina siendo lenta y difícil de utilizar ya que manejar miles de celdas sobre dispositivos móviles no termina de ser un método amigable ni eficaz.
Transformación digital
En este sentido, después de años de experiencia es posible identificar una serie que problemas que nos sirven de argumento para transformar los métodos tradicionales de tomas de datos en métodos modernos e inteligentes utilizando formatos digitales.
Los principales inconvenientes de las tomas de datos manuales son:
- Se duplica el trabajo.
- Empleo de muchas horas. Poco eficiente.
- Toma de datos incompleta y poco fiable al estar hecha a mano (si la transcripción no es buena).
- Al escalar la toma de datos a otros departamentos se pierde información y hay que contactar directamente con la persona que la realizó.
Con el objetivo de mejorar la toma de datos para el inventario de activos, en Retain hemos aprovechado nuestra experiencia y el conocimiento de los problemas habituales en estos entornos para desarrollar herramientas digitales inteligentes para la toma de datos.
Las herramientas inteligentes para la toma de datos reportan, entre otros, los siguientes beneficios:
- Ahorra trabajo al operador, y por lo tanto, tiempo en las tomas de datos.
- Son fáciles de usar y no requieren un entrenamiento específico.
- Proporcionan un protocolo guiado para rellenar cada campo.
- Incluyen campos obligatorios, garantizando una información mínima completa.
- Disponen de versiones online y offline, para trabajar con o sin conexión a Internet.
- Formato estándar.
- La información llega en tiempo real a todos los actores intervinientes.
El activo queda perfectamente identificado con la codificación con códigos QR, tanto a nivel de inventario de software como a nivel físico, ya que sobre cada activo se adhiere una pegatina con su QR asociado a modo de matrícula. De esta manera el operario puede notificar incidencias sobre ese activo y no sobre otro similar sin temor a equivocación.
El proveedor de mantenimiento recibe la incidencia en tiempo real a través del método Retain de gestión de activos y, una vez resuelta, finaliza la incidencia sobre el sistema dando por cerrado el ciclo operativo sobre ese activo.
Además resulta sencillo disponer de un histórico de movimientos sobre ese activo, lo que resulta útil a la hora de investigar qué ha sucedido con ese elemento, permitiendo establecer criterios de inversión sobre el activo atendiendo al número de reparaciones que ha sufrido, el coste que han tenido, períodos de garantía, etc.
Método Retain
En Retain pensamos que la mejor manera de convertir un activo existente en un activo inteligente es compartiendo toda la información que existe sobre él, desde que se realiza la toma de datos de ese activo hasta que el activo desaparece o inclusive hasta después de su desaparición dejando “rastro” en forma de histórico.
Contamos para ello con la tecnología adecuada basándonos en metodología BIM (Building Information Modeling) soportada en dispositivos móviles.
Desarrollamos herramientas web de check-list específicas que pueden ser descargadas sobre una tablet para hacer más fácil la toma de datos. Las herramientas cuentan con funcionalidades específicas que facilitan la toma de datos, como pueden ser:
- Listados desplegables.
- Campos obligatorios.
- Apartados diferenciados para sectorizar la toma de datos.
- Codificación automática de los activos.
Todo esto con la posibilidad de realizar una sola vez la tarea mecánica de introducir los datos y “elevar” la información a la BB.DD. correspondiente de manera automática.
¿Quieres saber más sobre nuestras herramientas de toma de datos? Consúltanos sin compromiso y uno de nuestros consultores de asesorará sobre la mejor solución para tu problema.
