Los sistemas de gestión de activos empresariales (EAM) son la evolución de los sistemas de mantenimiento asistidos por ordenador (CMMS/GMAO). Los CMMS se enfocan en el mantenimiento de los activos y por tanto en la gestión y mejora de los procesos de mantenimiento. En este sentido, podemos decir que un CMMS es un sistema basado en los procesos, a partir de los cuales es posible obtener además información útil para la gestión de activos.

Sin embargo, a medida que la transformación digital de las empresas avanza, los sistemas basados en procesos van dejando paso a sistemas basados en datos. Cuando toda la empresa se ha digitalizado, lo que queda, al final, son datos. Estos datos, analizados a nivel supradepartamental, van a condicionar la toma de decisiones estratégicas a nivel de dirección y el funcionamiento y los procesos de cada uno de los departamentos de la empresa.

Eliminar silos de datos

Las empresas, cada vez mas y a través de sus procesos de transformación digital, invierten en soluciones software de todo tipo que almacenan y gestionan información específica de los distintos departamentos. Así, podemos encontrar herramientas CMMS o EAM para el mantenimiento o la gestión de activos, pero también software ERP para la gestión de los recursos humanos, el pago de las nóminas o la contabilidad, CRM para la gestión de los clientes, etc.

Cada solución software almacena información relevante que puede ser explotada por los órganos directivos de la empresa para mejorar la toma de decisiones. Sin embargo, cuando cada sistema se mantiene por departamentos y personas diferentes, la información útil para la dirección se obtiene a partir de datos que se combinan a partir de cada uno de estos sistemas.

Cuando los sistemas están aislados formando silos, la información consolidada puede encontrarse con problemas de inconsistencias en los datos generados por las distintas aplicaciones. Las métricas y los análisis generados a partir de esta información puede, por tanto, contener errores que pueden resultar fatales en la toma de decisiones.

Para evitar estos problemas es necesario tener siempre presente a la hora de implantar un EAM dentro de la empresa no solo los beneficios operativos en el mantenimiento diario, si no, sobre todo, el impacto que tiene en la gestión estratégica de la empresa. Por ello es de suma importancia disponer de mecanismos que permitan al sistema interoperar con otros sistemas empresariales, de forma que la información se siempre compartida, precisa y única a lo largo de toda la empresa.

EAM basado en datos

La aplicación de un EAM basado en datos permite obtener valor de los datos, tanto estructurados como no estructurados, obtenidos a lo largo del ciclo de vida del activo. Esta información permite conocer el rendimiento de los distintos activos, del personal involucrado en los mantenimientos, proveedores, etc.

En un proyecto EAM basado en datos es vital comenzar con un inventario exhaustivo de los mismos, incluyendo las fuentes de las que se obtienen, los repositorios en los que se almacenan, el formato, la calidad y las relaciones entre los distintos repositorios.

A continuación se realiza un modelado de los datos que se adapte a las necesidades de la empresa de modo que puedan ofrecer información útil para la toma de decisiones por parte de los distintos actores y departamentos implicados, desde el área de operaciones y mantenimiento hasta los departamentos financieros. En este proceso es, por tanto, contar con la necesaria participación de todos los departamentos implicados, para conocer sus objetivos y necesidades de información, alineados con la estrategia general de la empresa y específica del departamento.

A modo de resumen, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos para la implementación de un EAM basado en datos:

  • Definición de los KPIs. La información obtenida del EAM nos servirá para determinar la evolución de los KPIs, mientras que los KPIs objetivo definidos por la dirección serán los que definan la estrategia y los procesos de mantenimiento y gestión de los activos.
  • Definición de la política de gestión de los datos. Establecer claramente qué datos se obtienen y asegurar la trazabilidad y la coherencia de los mismos desde que se generan hasta que se almacenan definitivamente, pasando por cómo y con qué otros sistemas y personas se comparten e interactúan dichos datos.
  • Análisis de la información con una visión global de los datos y sus relaciones a través de todos los departamentos de la empresa, utilizando herramientas de analítica de datos o incluso Big Data.

Algunos de los beneficios del uso de un EAM basado en datos son:

  • Reducción de costes de inventario.
  • Mejora de la toma de decisiones en los procesos de compra.
  • Mayor eficiencia en las operaciones de mantenimiento.
  • Obtención de una única fuente de datos consistente y transparente para toda la empresa.

Retain, un EAM basado en datos

El software de gestión estratégia de activos Retain utiliza un modelo propio que sitúa el activo (los datos) en el centro de la gestión (modelo AIE+TI). Nuestra solución modular cuenta con un potente sistema centralizado de información que actúa como repositorio inteligente de datos y que es capaz, además, de interoperar con otros sistemas empresariales.

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