Hace unas semanas hablábamos en otro post sobre la complejidad de las tareas de gestión de las Inspecciones Normativas y el riesgo de incumplimiento legal que comportan, particularmente para organizaciones con gran número de activos en sectores altamente regulados.

Pero lo cierto es que el mantenimiento normativo es solo una parte del conjunto de tareas que las empresas necesitan llevar a cabo para asegurar que sus activos cumplen con la normativa en vigor. Durante la vida útil del activo, desde que se solicita permiso para ejercer una actividad, hasta el desmantelamiento del negocio y retirada del último activo, existe una amplia variedad de documentos que se deben conseguir, renovar, actualizar, etc.

En muchos casos, las empresas ni siquiera son conscientes de la posibilidad de llevar a cabo este control, y su actitud hacia la legalización es básicamente reactiva, respondiendo a los requerimientos de la Administración en cada fase del activo (solicitud de licencias, registro de instalaciones, cumplimiento de condicionados,etc.) y, en el mejor de los casos, almacenando los documentos conseguidos, digitalizados, en una estructura de carpetas compartidas.

Si hace unas semanas abogábamos por la implantación de sistemas de gestión de documental inteligentes que automatizaran la gestión de las inspecciones, se hace aún más necesario extender el uso de este tipo de herramientas si se quiere automatizar el control total de la legalización de los activos.

Sistemas de Gestión Documental

De manera simplificada, y desde la perspectiva que nos interesa para la gestión legal de los activos, un Sistema de Gestión Documental nos permite almacenar y administrar de manera centralizada distintos documentos digitalizados. Además de la función de almacenamiento, el sistema proporciona funciones que controlan el flujo de la información dentro de la organización y facilitan el acceso a la misma a aquellos que lo necesitan y tienen permiso para ello.

Una de las características más importantes de este tipo de sistemas es la capacidad para permitir dotar de inteligencia a los documentos, de forma que a través de la parametrización de la información relevante que contienen, se pueden automatizar procesos de gestión que hasta ahora necesitaban de tediosas tareas de organización de la información. Este es el caso de la gestión de la legalización de los activos

Cómo automatizar el control de la legalización de los activos

En el ámbito legal, un Sistema de Gestión Documental Inteligente permite, por ejemplo, asociar al documento de registro en industria de cada una de las instalaciones de un emplazamiento, parámetros como su fecha de registro o su titularidad. De este modo se puede monitorizar el estado legal de las instalaciones y la correspondencia entre el titular de gestión del emplazamiento en cada momento, y el que figura en los documentos de registro de las instalaciones, de cara a analizar la necesidad de llevar a cabo cambios de titularidad.

Por otra parte, como indicábamos para el mantenimiento normativo, la combinación de un gestor documental con una base de datos de activos actualizada, permite asociar los documentos a los activos a los que legalizan y así crear mapas de control del estado legal de los activos:

  • Mapas genéricos de la instalación, que nos aporten una visión global del nivel de control documental sobre el estado legal de los activos de la empresa: licencias de actividad, apertura, registro industrial, autorizaciones de vertido, producción de residuos, control sanitario, planes de autoprotección, calificación energética, urbanismo, etc.
  • Mapas exhaustivos sobre materias específicas, como por ejemplo, soporte documental de la licencia de las diferentes actividades llevadas a cabo en un establecimiento o soporte documental del registro en industria de las diferentes instalaciones en funcionamiento en un emplazamiento.

De igual forma, el Sistema de Gestión Documental puede asociarse con un Sistema de Gestión de Proyectos, para recopilar la documentación que se va generando en las etapas iniciales del activo: elaboración de proyecto, gestión de licencias, obra, legalización de instalaciones, etc. De este modo se puede crear la base documental legal de las nuevas instalaciones, renovarla para el caso de remodelaciones y actualización de activos y además ser referencia para la generación de los posteriores planes de mantenimiento normativo.

Además, una gestión documental capaz de aportar información extra sobre los documentos y su contenido es fundamental para poder implantar, por ejemplo, una herramienta de Cuantificación de los Riesgos Legales de una red de emplazamientos, cuya información esté siempre actualizada, lo que nos permite una información veraz sobre las prioridades de actuación en cuando a legalización de los activos de la empresa.

El uso de herramientas de gestión documental permite reducir enormemente las labores administrativas de control de las legalizaciones y mejora la calidad en la gestión, reduciendo los incumplimientos normativos y los requerimientos de la Administración, y el riesgo que ello supone para la empresa. Además, permite disponer de potentes herramientas que facilitan la gestión técnica y la toma de decisiones estratégicas relacionadas con el estado general de la legalización de los activos y su impacto sobre el valor patrimonial de la organización.

 

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