Las tareas de gestión de las Inspecciones Normativas son muy complejas y comportan un importante riesgo de incumplimiento legal, en especial para organizaciones que poseen un alto número de activos y que operan en sectores con alto nivel de regulación. En estos entornos, la implantación de un sistema de gestión documental es fundamental para la automatización del mantenimiento normativo.
El uso de herramientas ofimáticas básicas, usadas históricamente en la gestión normativa, implica interminables cuadros de gestión de fechas, operaciones, costes, etc. Además se producen grandes cantidades de documentación almacenada de forma descentralizada, muy poco útil debido a la dificultad de encontrar un documento cuando se necesita consultar. Todo esto deriva, además, en falta de control sobre el estado legal de los activos, lo que incrementa notablemente las tareas de gestión de requerimientos administrativos.
¿Cómo funciona un sistema de gestión documental?
Un Sistema de Gestión Documental almacena y administra de forma centralizada los documentos digitalizados, controla el flujo de la información dentro de una organización y facilita el acceso a la misma a aquellos que lo necesitan. Además puede permitir dotar de inteligencia a los documentos, de forma que a través de la parametrización de la información relevante que contienen, se puedan automatizar procesos de gestión que hasta ahora necesitaban de tediosas tareas de organización de la información.
Es el caso de la gestión del mantenimiento normativo.
Automatizar el mantenimiento normativo
En el ámbito legal, un Sistema de Gestión Documental Inteligente permite asociar al documento, por ejemplo, el certificado de una inspección, parámetros como su periodo de vigencia y fecha de vencimiento, el resultado del dictamen (favorable, desfavorable, condicionada) o el periodo otorgado por la administración para la subsanación de una deficiencia. De este modo se pueden elaborar de forma automática calendarios y planes normativos, programar alarmas y ejecutar notificaciones.
Por otra parte, su combinación con una base de datos de activos actualizada permite asociar los documentos a los activos a los que legalizan y así crear mapas de control del estado legal de los activos.
De igual forma, puede asociarse con un sistema de gestión de mantenimiento de activos, para servir de fuente para la generación automática de las órdenes de trabajo de las próximas inspecciones, y desde ellas realimentar el Gestor Documental con los nuevos certificados.
Con estas herramientas, las labores administrativas de gestión del mantenimiento normativo se reducen enormemente. Mas importante aún, se reducen los incumplimientos normativos y los requerimientos administrativos, y a su vez que se dispone de potentes herramientas para facilitar tareas de gestión técnica y para la toma de decisiones estratégicas en lo relativo a la mejora del estado general de legalización de los activos y consiguiente repercusión en el valor patrimonial.
