Gestión documental
Información centralizada y siempre accesible
La gestión documental es de vital importancia en las empresas que poseen un elevado número de activos. Una gestión adecuada permite mantener la información actualizada y coherente en la organización, evitando problemas y posibles sanciones derivados de una documentación incompleta y no accesible.
Qué hacemos
Retain proporciona a sus clientes servicios de clasificación, custodia y administración online de todo tipo de documentación técnico-legal digitalizada, relacionada con el ciclo de vida de sus activos.
Consultoría
- Clasificación documental
- Parametrización de los documentos.
Implantación
- Configuración del sistema: alarmas, vencimientos, interconexión de sistemas, etc.
Supervisión
- Actualización de la documentación.
- Carga y supervisión de documentos.
Apoyado en la tecnología Retain
La plataforma Retain proporciona todos los servicios necesarios para mantener los documentos de la empresa organizados, actualizados y correctamente parametrizados, de modo que pueda obtenerse el máximo provecho de los mismos. De este modo se consigue una auténtica transformación digital en la gestión documental de la empresa.
- Definición de informes estándar y a medida del estado documental de los activos.
- Integración con el inventario de activos de la empresa.
- Se integra con el resto de sistemas de gestión, tanto para la caga de documentos a partir de ellos, como para provocar acciones de gestión según los parámetros de los documentos.
- Avisos automáticos.
- Procesos de validación 100% configurables.
- Notificaciones automáticas.
- Acceso restringido a la documentación según niveles de seguridad predefinidos.
- Búsqueda de documentos por múltiples criterios.
- Mecanismos de control de calidad de la documentación.
¿Qué documentos gestionamos?
Gestionamos cualquier documento relacionado con el ciclo de vida del activo, especialmente en el ámbito de la información técnico-legal.
Aportamos valor
En una organización con un número elevado de activos se generan miles de documentos relacionados con los mismos, tanto técnicos como legales, que deben mantenerse organizados, actualizados y conectados con el resto de sistemas. Asociada a cada documento puede existir información adicional relativa a vencimientos, actualizaciones u otras acciones relacionadas con el mismo.
A través de nuestros servicios de gestión documental y el apoyo en la plataforma Retain mejoramos la operativa diaria de la empresa y los resultados de la misma.
- Mayor control y accesibilidad a la documentación técnico-legal.
- Reducción de requerimientos y sanciones por ausencia de documentación.
- Reducción de operaciones burocráticas para la localización de documentos.
- Más seguridad en el acceso a la documentación.
- Eliminación de trámites administrativos para el control de vencimiento de la documentación.
- Información útil y relevante para la toma de decisiones.
Retain para las personas
MANAGERS
Los responsables de los centros de producción tienen acceso a la documentación de su centro, necesaria para inspecciones, auditorías, etc.
LOS GESTORES TÉCNICOS
Los gestores técnicos pueden localizar fácil y rápidamente documentos necesarios en su actividad, acceder a la información necesaria para la gestión de activos y llevar un control eficaz de la documentación generada en cualquier otro sistema.
TODA LA EMPRESA
El resto de departamentos de la empresa se beneficia de la facilidad de acceso a la documentación generada.
Retain es una solución especialmente útil en sectores con una alto número de activos que es necesario gestionar, principalmente en el ámbito de retail, HORECA, hipermercados, distribución, energía, etc.
Ya trabajan con Retain
Cientos de empresas y miles de usuarios operan a través de nuestra plataforma.
