A la hora de implantar un sistema de gestión documental en proyectos de gestión de activos debemos tener en cuenta que existe gran cantidad de documentación técnica que será necesaria para el ejercicio de la actividad por parte de los distintos actores que intervienen durante la explotación de los activos.

Por ejemplo, en nuestro blog, hemos hablado de la importancia de la implantación de bases de datos documentales inteligentes a la hora de lidiar con la complejidad de las tareas que las empresas necesitan llevar a cabo para asegurar que sus activos cumplen con la normativa en vigor, particularmente para organizaciones con gran número de activos, en sectores altamente regulados.

Documentación en el Ciclo de Vida del Activo

Para tener un control adecuado de las actividades es de gran importancia gestionar correctamente la documentación que se produce a lo largo de todo el ciclo de vida útil del activo.

En la etapa de proyecto y obra es cuando se genera una mayor cantidad de documentación que será necesario almacenar y custodiar correctamente clasificada, de manera que esté disponible durante la fase de gestión:

  • Etapas previas del proyecto: licencias, permisos, estudios y proyectos.
  • Ejecución de la obra: certificados de instalación, manuales de instalación/mantenimiento de los equipos, planos, etc.
  • Finalización y entrega: legalización, registro de instalaciones, certificados de pruebas, as built, reportajes fotográficos, etc.

Esta documentación, necesaria para poder llevar a cabo la obra, poner en funcionamiento los equipos y comenzar a ejercer la actividad productiva, tiene un valor enorme de cara a la gestión del resto de vida útil de los activos: mantenimiento, gestión energética, gestión medioambiental, etc.

En las fases de evolución de los activos (por ejemplo, una actualización o cambio de gestor) tener disponible los documentos primigenios de licencia, registros, etc., facilita las gestiones administrativas de actualización de registros, cambios de titularidad, ampliación de actividad, así como la consecución de licencias para realizar remodelaciones.

Problemas derivados de una incorrecta gestión documental

Aunque cada vez es menos habitual, durante mucho tiempo se ha adolecido de una correcta custodia de la documentación resultante de esta primera etapa del activo (handover, documentación de proyectos, commissioning), dando lugar a problemas como:

  • Requerimientos administrativos.
  • Incumplimientos legales.
  • Falta de eficiencia en las labores de mantenimiento, protección ambiental, etc.
  • Información incompleta a la hora de poder realizar estudios de eficiencia energética, repetición de planos, etc.

Gestión de proyectos unida a gestión documental

Por todo esto, a medida que se van concluyendo las fases de un proyecto y se van generando los distintos documentos de cada fase, se deben ir incluyendo en el gestor documental. Los sistemas de gestión de proyectos conectados con gestores documentales facilitan esta tarea, permitiendo además tener controlado, junto a la evolución de la ejecución del proyecto, el avance en el estado documental del mismo.

Una esmerada clasificación de los documentos necesarios según el alcance llevado a cabo permite hacer un control y seguimiento de que los proyectos se terminan habiendo llevado a cabo todas las labores necesarias (consecución de licencias, legalización de instalaciones, realización de pruebas, medidas control de prevención de riesgos, etc.) y además facilita su posterior custodia y puesta a disposición de quien pueda llegar a necesitarlos posteriormente.

Además, si la custodia se acompaña de una adecuada gestión de metadatos, la documentación aportará la capacidad de comenzar con la automatización de dicha gestión: a partir de los primeros certificados de registro de instalaciones surgirán las primeras fichas de inspección, así como las fechas para las primeras revisiones normativas, se controlarán los periodos de garantía de los equipos, etc.

Por otra parte, la combinación de un gestor documental con una base de datos de activos actualizada permite asociar los documentos a los activos a los que corresponden y así completar un sistema de información único, centralizado y continuamente actualizado, cumpliendo con las necesidades de una metodología de trabajo BIM.

Conclusiones

Con estas herramientas se sientan las bases para tener toda la información necesaria de los activos durante su  vida útil, facilitando el trabajo de gestión enormemente. Mas importante aún, se reducen los incumplimientos normativos y los requerimientos administrativos, y a su vez que se dispone de potentes herramientas para facilitar tareas de gestión técnica y para la toma de decisiones estratégicas en lo relativo a la mejora del estado general de legalización de los activos y consiguiente repercusión en el valor patrimonial.

 

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