El sector hipermercados es muy sensible a las incidencias que pueden surgir en los diferentes equipos y activos que soportan el normal funcionamiento de los centros. Reducir el riesgo comercial asociado a los activos y a su mantenimiento es por tanto una tarea clave para mejorar el servicio al cliente y la rentabilidad del negocio. Las nuevas tecnologías basadas en la metodología BIM son una herramienta fundamental para reducir este riesgo.
Activos críticos en hipermercados
En el sector de hipermercados, y en general en la distribución, confluyen condicionantes claves sobre el riesgo comercial de los activos:
- Son establecimientos con gran afluencia de público al que debe garantizarse la seguridad y el confort durante su estancia.
- Se maneja un gran volumen de productos perecederos que deben mantenerse en las condiciones adecuadas para su conservación.
En este escenario, son por tanto las instalaciones de seguridad, climatización y frió industrial las que deben considerarse de mayor criticidad.
Estas instalaciones cuentan habitualmente con un equipo de mantenimiento propio que debe seguir los protocolos para garantizar el funcionamiento de estas instalaciones críticas, así como el apoyo de los departamentos staff que gestionan los aspectos que es posible centralizar. Es por tanto un sector en el que el mantenimiento es llevado a cabo por una organización compleja: gestores técnicos de la red, departamentos financieros, directores de los hipermercados, responsables y técnicos de mantenimiento en los establecimientos, mantenedores externos, entidades de inspección, etc.
Unido a la diversidad de sus instalaciones y especialidades que intervienen en el mantenimiento, resulta imprescindible integrar estos procesos en tecnologías interoperables tipo BIM.
Clasificación y etiquetado de los activos
Para un mayor control y eficacia en el mantenimiento, es aconsejable plantear la formalización de los inventarios en formato de árbol funcional por tipología de instalaciones, sus equipos y elementos principales, clasificados por marcas y modelos, con la información técnica y protocolos de mantenimiento asociados. A su vez se debe organizar la información según las zonas y secciones de las tiendas de manera que sean operativos para cada perfil de usuario en cada puesto y/o sección.
Es por tanto indispensable disponer de la información completa, estructurada y actualizada en continuo, que será la referencia base para la gestión del activo. El uso de una tecnología adecuada, como la que proporciona el sistema de mantenimiento de activos de Retain, permite estructurar los accesos de manera directa y ágil a la información (total o parcial) de los activos según competencias.
Respecto al etiquetado, se utiliza un sistema (QR o similar) que permite la identificación instantánea de activos, su trazabilidad cara a posibles movimientos y que conecta con otros protocolos como:
- Notificación incidencias.
- Cierre de preventivos.
- Cumplimentación de test de conductivos y pruebas periódicas de equipos.
Las plataformas como Retain permiten además funcionalidades adicionales, como el control presencial y la firma electrónica de partes y certificados por los técnicos homologados para cada operación.
Gestión del mantenimiento de activos en hipermercados con Retain
La plataforma Retain integra diversas funcionalidades para la gestión de activos que mejora los procesos de mantenimiento y gestión de incidencias, ayudando a reducir así el riesgo comercial que supone para el hipermercado.
Mantenimiento correctivo
Se lleva a cabo mediante protocolos adaptados a la estructura del hipermercado, modos de fallo predeterminados, categorías de actuaciones por origen: PRL, sanidad, auditoria, bricolaje y montajes, etc. y la comunicación directa al técnico/mantenedor.
Se trata de también de implementar procedimientos de apoyo a la incidencia y estadísticas asociadas a los modos de fallo por operaciones, con la correspondiente mejora de diagnósticos, tiempos de reparación y ahorro de coste.
Mantenimiento preventivo
Una gran parte de las operaciones preventivas en hipermercados es realizada por el personal propio. Los programas de mantenimiento se planifican buscando las sinergias. El proceso se automatiza mediante el lanzamiento de las actuaciones, asignación de los recursos y checklist establecidos. Se logra de esta forma la mejora efectiva de la planificación y rendimiento de los recursos.
Respecto al preventivo asignado a empresas externas, se planifican las visitas e inspecciones por OCA según contratos y normativa aplicable, se lanzan solicitudes automáticas, se establecen los controles de usuarios autorizados del proveedor (codigos QR + claves de acceso), se controla la calidad y se validan y gestionan los partes de actuación, los certificados del mantenimiento y los documentos asociados, que se además conectan con la base de datos documental..
Mantenimiento conductivo
Tanto para el personal de mantenimiento propio como para los externos se lanzan las diariamente las comprobaciones a realizar en equipos críticos con los checklist formalizados para cada comprobación. De esta manera se crea un registro de sus parámetros físicos (temperatura, presión), eléctricos y operacionales, que permite controlar y asegurar el funcionamiento de estas instalaciones críticas, como son las centrales de frío, grupos electrógenos, centralitas y grupos de presión PCI o enfriadoras. Además quedan registrados y a disposición de la inspección.
Gestión documental
En la explotación diaria de los Puntos de Venta se deben generar documentos y certificados que es necesario almacenar y clasificar, así como renovar periódicamente. El uso de un sistema estructurado de bases de datos, residentes en un servidor central, y accesibles mediante una aplicación web, con diferentes interfaces para gestión y comunicación entre usuarios, facilitan su integración en el sistema.
La plataforma Retain proporciona un avanzado Sistema de Gestión de Documentos que cubre todas las necesidades propias de un sector tan exigente como el de la distribución e hipermercados.
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