Actualmente, en las compañías es fundamental disponer de certificaciones que demuestren la calidad de sus productos, servicios y/o operación. En este sentido, cada tipo de instalación debe someterse a unas determinadas inspecciones normativas de obligado cumplimiento indicadas en los Reales Decretos correspondientes. Estas deben estar disponibles en todo momento para mostrarlas ante los órganos competentes en caso de que se requieran.

Cómo gestionar las inspecciones normativas eficientemente

En el caso de empresas con gran cantidad de activos dispersos, es fundamental la gestión eficiente de estas inspecciones para asegurar su vigencia y disponibilidad.

A menudo esta gestión se realiza de forma casi manual, mediante hojas de cálculo más o menos sofisticadas en las que se introducen los distintos vencimientos para cada activo. En el caso de instalaciones que se vean sometidas a varias inspecciones, es complicado visualizar a simple vista cuáles están vencidas, o vencen próximamente, así como diferenciar las inspecciones condicionadas de las favorables. Una forma de mejorar el proceso consiste en introducir formatos condicionales en las hojas de cálculo a través de reglas.

Aunque el uso de Excel puede ser adecuado en algunos casos sencillos, cuando el volumen de activos aumenta es necesario disponer de herramientas más sofisticadas que faciliten el control de las inspecciones mediante funcionalidades adicionales:

Acceso a la documentación

Para reducir el margen de error en este proceso y optimizarlo, las fechas de vencimiento de los distintos certificados deberían estar siempre apoyadas en los mismos, evitando así introducir fechas manuales y poder cometer errores en este sentido. Esto se puede conseguir introduciendo un hipervínculo que de acceso directo a dicho documento.

Organización de la información

Con respecto a la forma de almacenar los distintos certificados, es importante disponer de una estructura de almacenamiento por instalaciones, dentro de la cual se puedan guardar codificados los certificados correspondientes a cada una. De esta forma, la búsqueda de los mismos será más rápida.

Información adicional

Ante posibles cambios de normativa que apliquen de forma retroactiva a los vencimientos, además es necesario disponer de la fecha de emisión del documento, para poder modificar los vencimientos de forma eficiente.

Comprobación pre-inspección

A la hora de solicitar nuevas inspecciones, aparte de consultar los vencimientos, para obtener inspecciones globales favorables en una primera visita, es importante asegurarse previamente de disponer de los documentos necesarios. A nivel del estado de la instalación es más sencillo hacer un rápido chequeo para ver si se cumple. En cambio, la parte documental suele dejarse a un lado, con las consecuencias que ello conlleva.

Informes y estadísticas

Lo comentado anteriormente, son algunos de los datos necesarios para poder gestionar de forma eficiente el proceso. El tener que introducirlos de forma manual en hojas de cálculo, conlleva dedicar una serie de recursos y esfuerzos considerable. Atendiendo al seguimiento de los trabajos en curso, es necesario realizar lo siguiente:

  • Medición del desempeño de OCAs a través de tiempos de respuesta.
  • Seguimiento de trabajos no atendidos y en curso.
  • Generación de informes que evalúen el estado de cumplimiento la red de instalaciones.

Tecnología para la gestión de inspecciones normativas

Para poder realizar lo anterior optimizando el flujo de trabajo, es necesario dejar a un lado las hojas de cálculo en las que solo puede trabajar un usuario y recurrir al uso de aplicaciones, en las que varios usuarios puedan trabajar en tiempo real consultando y editando la información disponible en BBDD.

Otras de las ventajas que ofrece el apoyarse en la tecnología son:

  • Generación de alarmas para los vencimientos de los documentos, con la antelación establecida para cada uno de ellos.
  • Los documentos deben quedar almacenados en BBDD en las cuales se codifican según su tipología, introduciendo su fecha de emisión y de vencimiento. De esta forma se puede disponer sin necesidad de ir anotándolo manualmente de un listado con los documentos almacenados según el punto de venta, y consultarlos de manera sencilla. También se puede exportar un listado de los mismos, lo que evita el tener que llevar ficheros de control manuales.
  • Se pueden generar workflows que recojan el proceso general, desde la solicitud a una OCA de una inspección, hasta la obtención del certificado favorable.

Inspecciones normativas con Retain

En Retain disponemos de una metodología de trabajo propia para la gestión de planes normativos apoyada en tecnología para poder afrontar la gestión de inspecciones normativas en activos dispersos de la forma más eficiente posible.

Nuestro objetivo es ayudar a la organización a gestionar de un modo más eficaz y eficiente la gestión de las Inspecciones Normativas. Nuestra experiencia y la tecnología Retain permiten aportar ventajas competitivas a la empresa en este área.

  • Optimización de las rutas de OCAs y mantenedores, reduciendo los tiempos de respuesta y el precio de los servicios.
  • Aumento drástico del número de inspecciones globales y parciales favorables.
  • Reducción de Requerimientos Administrativos por incumplimiento de Inspecciones Normativas.
  • Racionalizar la toma de decisiones operativas a partir de los KPIs proporcionados.

 

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