En el contexto de gestión y mantenimiento de activos, los procesos de aprobación pueden contemplar diversas solicitudes o trabajos de distintos tipos que precisan de la autorización de más de un rol para llevarse a cabo.

En primera instancia, puede parecer que contradice uno de los 7 desperdicios (sobre-procesamiento) indicados dentro de la metodología Lean. En cambio, en determinados entornos, como por ejemplo el sector retail, es necesario operar de este modo.

Estos procesos de aprobación se han venido realizando habitualmente por medios manuales, como el papel o, más habitual en la actualidad, a través de email. La automatización de estos procesos de aprobación es hoy en día imprescindible si queremos realizar una gestión eficiente y controlada.

Procesos de aprobación

Centrándonos en entornos con multitud de activos dispersos, se antoja necesario disponer, al menos, de dos niveles de autorización:

  • Por un lado, es necesario un aprobador que esté en contacto directo con la instalación. Este tipo de validaciones tienen por objeto verificar que los trabajos se han realizado de forma satisfactoria, o que la solicitud cursada se corresponde con una necesidad real.
  • Por otro lado, es necesario disponer de un aprobador por parte del negocio. En el caso de solicitudes, examinará que las mismas estén alineadas con la estrategia del negocio para emitir posteriormente su decisión. En trabajos, su aportación se centrará en verificar que las tarifas aplicadas, así como el modo de ejecución, están de acuerdo a los estándares acordados con la empresa que los ha realizado.

Si bien en estos entornos esta doble autorización es necesaria, su implementación es complicada de afrontar mediante herramientas tradicionales de supervisión, entre las que destacan los emails y los ficheros de seguimiento.

La experiencia demuestra cómo ese tipo de procedimientos no permiten recopilar el estado real, impidiendo disponer de una trazabilidad del mismo.

Automatización de los procesos de aprobación

Para dar respuesta a estas necesidades es necesario incorporar este tipo de tareas a  la transformación digital de la empresa, a través de aplicaciones que permitan automatizar y tener una trazabilidad de los procesos de aprobación de los trabajos y solicitudes. Estas herramientas nos permitirán conocer, por ejemplo, el estado de la peticiones y aquellas que están pendientes de resolución.

El siguiente nivel en este aspecto es incorporar el Internet de las Cosas, para que sean los propios activos los que puedan informar a las empresas mantenedoras si se produce un defecto de funcionamiento. Tras su actuación, con la reparación, también podrán validar que ya está reparado. En este sentido, se han producido algunos avances significativos para las averías que implican la interrupción total del funcionamiento de los mismos.

Automatización de procesos de aprobación con Retain

En Retain disponemos de sistemas de gestión que incorporan la posibilidad de personalizar los flujos de aprobación según las necesidades de cada cliente, tanto a nivel de trabajos realizados sobre las instalaciones y aprobación de solicitudes, como verificación de acciones a realizar detectadas en actas de visita.

Esto permite dejar a un lado las herramientas tradicionales, y disponer de información en tiempo real del estado de los mismos. También permite mostrar los trabajos/solicitudes a autorizar al usuario que corresponda en cada momento del proceso.

 

¿Quieres más información? Ponte en contacto con nosotros y un asesor te ayudará a encontrar la mejor solución para automatizar la gestión de los procesos de aprobación en tu empresa.