En sectores de ámbito industrial, los cumplimientos con estándares de seguridad y/o servicio cada vez están tomando mayor protagonismo, con el fin de ofrecer una mejor experiencia al usuario. Es por ello que se realizan continuas visitas a instalaciones para verificar que están dentro de los citados estándares y en caso contrario tomar las acciones pertinentes. El resultado de estas inspecciones se refleja en un acta de visita.
Tradicionalmente, estas actas de visita se realizan mediante plantillas impresas que se cumplimentan en campo. Con el fin de poder archivarlas, se suele pasar posteriormente la información a formatos digitales desde una oficina.
Gestión eficiente del tiempo y los recursos
Lo comentado anteriormente implica destinar recursos y esfuerzos a tareas que no añaden valor, tales como:
- Pasar a limpio actas de visita realizadas en campo.
- Comunicar a los distintos responsables los puntos a subsanar vía email/teléfono.
- Realizar el seguimiento necesario para verificar que los puntos a subsanar quedan resueltos en tiempo y forma.
La experiencia demuestra como los dos primeros puntos se realizan (existiendo una brecha notable entre la fecha de la visita y la fecha de comunicación a los implicados), mientras que el tercero queda pendiente.
Por tanto, es necesario definir procesos que permitan:
- Transmitir el acta y sus distintas apreciaciones en el momento en que se finaliza la visita.
- Asignar a los distintos responsables los puntos a subsanar al terminar la visita.
- Hacer un seguimiento ágil de las deficiencias encontradas periódicamente.
Tecnología para la gestión de actas de visita
Cada vez más empresas buscan soluciones a los problemas comentados en el anterior apartado a través de tecnología disponible para dispositivos móviles.
De este modo, el autor del acta de visita, puede cumplimentar un checklist a través de una tablet o smartphone, incluyendo los datos o imágenes que considere necesario. Una vez finaliza la visita, la información recopilada queda al alcance de todos los implicados. Con esto, se consigue que puedan acceder en tiempo real, y se eliminan en gran medida las tareas que no agregan valor.
Actas de visita con Retain
En Retain disponemos de una metodología de trabajo propia para la gestión de actas de visita, apoyada en una app específica creada con tecnología Retain, para poder afrontar este tipo de tareas de forma ágil.
Además de poder realizar mediante dispositivos móviles actas de visita in-situ, se incorporan una serie de procesos de validación en función de las necesidades del usuario. De este modo, los puntos a subsanar se asignan al responsable indicado. Una vez que se ejecutan, pasan por una serie de validaciones, para asegurar que la no conformidad detectada queda subsanada.
Se pueden extraer del sistema informes de seguimiento para poder medir, entre otros:
- El grado de cumplimiento mediante datos objetivos, y diseñar planes de actuación.
- Los apartados en los que más no conformidades se generan.
¿Quieres más información? Contacta con nosotros y un especialista te asesorará sobre la mejor solución para la gestión de tus actas de visita.
