CMMS son las siglas de Computerized Maintenance Management Software, que significa software de gestión de mantenimiento informatizado. En español se suele utilizar frecuentemente el término traducido GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador).
Los primeros CMMS aparecieron en los 80s con el objetivo de reemplazar los sistemas de mantenimiento manuales en la gestión de órdenes de trabajo, la gestión de inventarios, la planificación del mantenimiento y el histórico de los activos.
Los sistemas CMMS / GMAO entran en juego cuando se crea o adquiere el activo, y se enfocan en el control de operaciones, el mantenimiento preventivo, inventario, informes, etc. El foco del CMMS está, por tanto, en el mantenimiento, ayudando a desarrollar y automatizar los distintos procesos en esta área y gestionando las comunicaciones en las actividades relacionadas con el mantenimiento.
Funcionalidades de un CMMS
Un CMMS ofrece múltiples funcionalidades de mantenimiento para activos. El ámbito del CMMS no se limita a la instalaciones industriales, si no que se expande a todo tipo de edificaciones, infraestructuras e instalaciones donde cualquier tipo de equipo o activo está sujeto a reparación y necesita mantenimiento.
Los CMMS son especialmente útiles en empresas que disponen de un gran número de activos dispersos, en sectores como la restauración, hoteles, cadenas de hipermercados y distribución en general, estaciones de servicio, hospitales, etc.
Con una tecnología mejorada y una competencia cada vez mayor, los sistemas CMMS / GMAO ofrecen cada vez mayor funcionalidad a los usuarios. Los diferentes componentes de un CMMS incluyen, entre otros:
- Seguimiento de activos.
- Gestión de datos de equipos.
- Mantenimiento preventivo.
- Mantenimiento predictivo.
- Automatización del flujo de trabajo.
- Sistema de orden de trabajo.
- Programación / planificación.
- Gestión de proveedores.
- Control de inventario.
- Presupuesto.
Principales herramientas de un CMMS
Un CMMS ofrece al usuario muchas herramientas, pero es necesario saber utilizarlas correctamente para sacar el máximo provecho al sistema. Comprender lo que puede hacer el software CMMS es la clave para maximizar su valor y usarlo para mejorar el mantenimiento de sus activos.
Algunas herramientas que puede incluir un CMMS son:
- Herramienta de Gestión de Mantenimiento, que incorpore al sistema los procesos de compra y de mantenimiento, incrementando el know-how sobre las instalaciones y sobre el negocio en general.
- Herramienta de Eficiencia Energética, que nos permita monitorizar y almacenar históricos de los consumos y realizar simulaciones en tiempo real para optimizar el gasto energético.
- Herramienta de Gestión Documental, que aporta al sistema documentación actualizada generada en las operaciones de gestión durante el ciclo de vida del activo.
- Herramienta de Gestión Legal, que incorpore al sistema la información relativa al estado de las legalizaciones y a los riesgos derivados de la falta de las mismas.
- Herramienta de Gestión Medioambiental, que incluya información para la trazabilidad de todas las operaciones que afectan a la normativa medioambiental.
- Herramientas de Gestión de Campañas, que permite el uso de actas de visita en formato digital, apoyadas con dispositivos móviles.
- Herramientas de Gestión de Proyectos, que mejoran el seguimiento de los proyectos y proporcionan información e indicadores claves del rendimiento.
La combinación de estas herramientas facilitan enormemente la gestión global de los activos.
Ventajas de usar un CMMS
Un CMMS puede ayudar a reducir los costes de mantenimiento y beneficiar a los administradores de las instalaciones de varias maneras diariamente. Veamos algunas ventajas que los programas CMMS pueden aportar:
- Trabajo colaborativo. El CMMS nos permite estar en contacto con los técnicos encargados del mantenimiento y organizar la mano de obra para ejecutar las tareas necesarias. El sistema les envía notificaciones y los mantiene al día con sus labores, evitando cualquier tipo de retrasos.
- Notificaciones y alertas automáticas. Los software CMMS tienen la funcionalidad de enviar alertas y notificaciones automáticas a diferentes grupos de trabajo, avisándoles cuando llega el momento de ejecutar tareas de mantenimiento, de realizar inspecciones, cuando se aproxima la fecha de expiración de las garantías, e incluso al momento en que se presentan averías en las unidades, equipos e instalaciones.
- Informes en tiempo real. El CMMS nos genera los informes, gráficas o reportes con toda la información relevante y en el momento oportuno, de modo que podemos tomar decisiones de forma precisa y acertada con base a sus métricas.
- Trazabilidad de los datos. Los sistemas de gestión de mantenimiento modernos garantizan la trazabilidad de los datos en la medida en que registran de manera electrónica, automática y sobre la marcha la hora en la que una solicitud u orden de trabajo fue emitida, recibida y ejecutada, además de cada transacción que pueda ocurrir durante la orden de trabajo.
- Facilita las auditorías. La documentación electrónica de solicitudes, órdenes de trabajo y tareas completadas, no solo garantiza la integridad de los datos, si no que elimina la necesidad de seguir rastros de documentos y hojas impresas.
- Una visión 360. Seremos capaces de hacerle seguimiento a las inspecciones y gestiones de seguridad, prolongando la vida útil de los equipos y validando la cantidad de herramientas y recursos que se encuentran en uso, así como la estimación de tiempo para el mantenimiento de los equipos.
- Ayuda a bajar los costes de reparación. Cuando los activos se mantienen regularmente, hay menos averías y reparaciones. Esto significa que los costes de reparación también bajan, lo que ayuda a su empresa a ahorrar dinero.
- Documentación ágil. Administraremos nuestros documentos y niveles de inventario para obtener acceso a la información en tiempo real, lo que nos ayudará a percibir las operaciones en proceso, finalizadas o atrasadas.
- Gestión. Será mucho más fácil priorizar, monitorizar y planificar las actividades relacionadas con la gestión de mantenimiento, sin que nada se nos escape.
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