En empresas que hacen un uso intensivo de activos empresariales en su operación, gestionar estos activos eficientemente es sin duda uno de los principales retos a los que se enfrentan.
Los proyectos relacionados con la gestión de los activos, ya sea para la incorporación de nuevos elementos o la actualización y mantenimiento de los existente, juegan un papel vital en la organización.
Tener en cuenta unas buenas prácticas en el Project Management de Mantenimiento de activos para lograr la mejora de los niveles de servicio y reducir los costes puede tener un impacto enorme en el retorno de inversión de los activos a lo largo de su ciclo de vida, repercutiendo directamente en la cuenta de resultados y en la rentabilidad de la empresa.
¿Por qué invertir en Project Management en gestión de activos?
En los últimos tiempos, después de la última crisis económica y pendientes de los efectos que la crisis producida por el COVID-19 pueda tener sobre la incipiente recuperación, la mayor parte de las compañías se enfrentan a una tremenda presión en términos económicos.
La optimización de la gestión de sus activos se ve generalmente motivada por la necesidad de reducir sus costes de operación (OPEX) en un entorno además donde las inversiones (CAPEX) van a estar muy limitadas. Además, en muchos casos aún no habrá sido posible abordar la renovación de los activos, con lo que nos encontraremos con un problema añadido de envejecimiento de los mismos.
Por tanto, ser capaces de gestionar amplios inventarios de activos, en gran parte envejecidos, reduciendo los costes de mantenimiento y operación y limitando las inversiones se convierte en el principal vector impulsor para implantar un Project Management de mantenimiento de activos que permita lograr la máxima eficiencia.
Otros aspectos que a menudo son importantes motivadores son:
- Mejora en la gestión de los proveedores.
- Cumplimiento de normativas cada vez más exigentes.
- Gestión de los riesgos asociados a los activos.
- Apoyo a proyectos corporativos: transformación digital, sostenibilidad, iniciativas medioambientales, etc.
- Rápido crecimiento de la empresa, tanto orgánico como, principalmente, a través de adquisiciones.
Mejores prácticas en PM de mantenimiento
A la hora de poner en marcha un Project Management de mantenimiento eficaz, es necesario lógicamente conocer el punto de partida de la empresa para establecer unos objetivos sobre los que poner en marcha un plan de optimización y mejora continua.
Tanto en empresas rezagadas, que hasta ahora no disponían de sistemas adecuados de gestión de activos, como en aquellas que sí los tenían, pero se ven obligadas a optimizarlos por las circunstancias, estas son algunas de las principales recomendaciones para mejorar el rendimiento:
- Mejorar la comunicación, la integración y la interoperabilidad entre distintos departamentos y sistemas, eliminando silos de gestión e información, tanto internamente como con proveedores, colaboradores y organismos externos.
- Alinear los objetivos de la gestión de activos con los objetivos de la organización, alineando y controlando el impacto de la gestión y el mantenimiento de activos en los objetivos económicos y financieros de la empresa.
- Invertir de manera inteligente en soluciones software de gestión activos EAM, que permitan tomar decisiones basadas en información relevante obtenida en tiempo real. Estas soluciones permiten evolucionar de una gestión reactiva hacia modelos predictivos que mejoran enormemente la eficiencia.
- Incorporar perfiles expertos, tanto internos como externos, que aporten su experiencia en distintos campos la gestión de activos, como por ejemplo en las áreas de compras y selección de proveedores, seguridad, normativa, eficiencia energética, etc.
Estrategia Retain en Project Management de Mantenimiento
La estrategia de Retain para implantar un Project Management de Mantenimiento eficaz se basan en cuatro pilares:
- Proactividad.
- Información.
- Transparencia.
- Evolución y mejora continua.
A partir de estos cuatro pilares se establece una dinámica de trabajo en cuatro fases, desde el análisis y contraste de la situación actual para la toma de decisiones, hasta la fase de operación y mejora continua.
Contraste y decisiones
Esta primera fase de conocimiento e intercambio de información tiene como fin el establecimiento de objetivos claros y medibles para el desarrollo del proyecto.
Las principales coordenadas de actuación en esta fase son:
- Los activos y el negocio.
- Normativa.
- Operaciones.
- Recursos.
- Organización y procesos.
Implantación del sistema
Trabajamos sobre un entorno de trabajo digitalizado basado en nuestra plataforma Retain EAM en un proceso de implantación en tres fases:
- Parametrización, entendida como la identificación, organización y carga inicial de datos y documentos en el sistema. Esta parametrización es en sí misma un activo de gran valor para la empresa.
- Planificación, configurando la actividad a través de workflows de mantenimiento.
- Integración e interoperabilidad con otros sistemas de gestión internos y externos de la empresa.
Análisis de la información
Para poder gestionar es imprescindible contar con información útil para la toma de decisiones. En esta fase se definen y configuran distintos cuadros de mando e informes dinámicos que nos permiten monitorizar distingos indicadores como, por ejemplo:
- KPIs de Niveles de Servicio.
- KPIs de Costes.
- KPIs de Inversiones.
Contraste y optimización
A medida que obtenemos información relevante sobre la ejecución en las distintas áreas de la gestión de activos y la contrastamos con los objetivos definidos, podemos establecer medidas de optimización e incluso una mejora en los objetivos que se verá reflejada directamente en los presupuestos de la empresa.
¿Quieres conocer más sobre nuestras soluciones de Project Management de Mantenimiento? Contacta con nosotros y deja que te asesoremos para obtener el máximo rendimiento de tus activos.
