En empresas con un modelo de negocio intensivo en activos empresariales, la gestión y el mantenimiento de estos activos es clave en la actividad operativa y comercial, y por tanto, vital para obtener el máximo valor de las inversiones. Ante un escenario de emergencia complicado como el que actualmente vivimos a causa de la pandemia provocada por el COVID-19, la paralización total o parcial de las actividades requiere una estrategia de gestión de los activos ágil y flexible, capaz de adaptarse a las necesidades cambiantes de la situación.

El uso de sistemas digitalizados de gestión de activos permite afrontar situaciones de emergencia como la actual causada por el coronavirus de un modo más eficiente, gestionando las actividades y al personal de manera remota minimizando los desplazamientos y controlando los riesgos.

Experiencia de Retain en la crisis del COVID-19

En las últimas semanas se ha puesto de manifiesto la relevancia de tener una perspectiva digital en las compañías. Para aquellas que tenían implantadas el trabajo remoto y la digitalización de sus sistemas, como en nuestro caso la gestión y el mantenimiento de los activos, el esfuerzo adicional para poder continuar su actividad desde la entrada en vigor del estado de alarma ha sido mínimo.

A pesar de toda la incertidumbre que genera esta situación, disponer de una estrategia digital permite continuar con los distintos trabajos de forma descentralizada. Por otro lado, se ha podido comprobar cómo la implantación del trabajo remoto permanente no implica una disminución en la productividad. El atravesar un momento en que todo queda cuestionado está generando también la optimización a nivel personal y corporativo del modo de proceder.

A modo de ejemplo práctico de lo comentado anteriormente, indicamos a continuación algunos de los KPIs obtenidos de los sistemas de gestión implantados por Retain durante el estado de alarma en distintos clientes, en comparación con períodos de normalidad:

  • Aumento del 40% de validación de trabajos a través de los sistemas de gestión de mantenimiento. Si bien se notifican menos anomalías desde los puntos de venta, ese tiempo se invierte en aprobar los trabajos realizados por mantenedores, tarea que normalmente queda en un segundo plano en períodos de actividad plena.
  • Aumento del 50% de trabajos cerrados a través de los sistemas de gestión de mantenimiento. Del mismo modo, los proveedores aprovechan para regularizar trabajos que no se habían cerrado y facturado. De este modo, la disminución en la actividad no implica disminución en su facturación y afecta positivamente al estado de los activos del cliente.
  • Aumento del 10% en alta de documentación en sistemas de gestión documental, en base a lo comentado anteriormente

Ventajas de la Gestión de Activos

Por otro lado, el tener la información centralizada y digitalizada permite disponer de la misma actualizada en cualquier momento y lugar. Se indican a continuación algunos ejemplos concretos de las ventajas que esto ofrece en el contexto actual:

  • Optimizar la desinfección de emplazamientos a través de la comunicación y actuación mediante un canal único de comunicación, con un proceso de actuación implementado.
  • Poder preparar distintos escenarios en base a las previsiones de vuelta a la normalidad y el trabajo por realizar, pudiendo priorizar según la criticidad de los mismos, entre otros.
  • Disponer de indicadores de los emplazamientos afectados para trazar planes de reapertura de los mismos.
  • Los sistemas de gestión pueden conectarse con los dispositivos de los emplazamientos para que la comunicación de anomalías en el funcionamiento se realice a través de ellos mismos (Internet de las cosas)

Lo anterior implica que el uso de los sistemas se mantenga constante con respecto a períodos de actividad normal y cobren una mayor relevancia. Por tanto, se puede concluir que el recurrir a sistemas de gestión digitales permite estandarizar la carga de trabajo de los distintos actores de los procesos. Con ello, se consigue que sea independiente a los factores externos a los que nos enfrentamos.

 

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