En emplazamientos con gran cantidad de activos, los trabajos requeridos a empresas mantenedoras son abundantes. Por otra parte, estos trabajos implican unas obligaciones a nivel de pagos (comúnmente de pequeña cuantía). Los continuos reajustes que se requieren para darlos por finalizados hacen complicado disponer de un control sobre el abono de los mismos.

Es por ello que en muchas ocasiones se recurre a sistemas de gestión de mantenimiento de activos para poder disponer de un control económico de los mismos, así como extraer datos que permitan a los gestores la toma decisiones basada en información precisa y actualizada. Aprovechar las sinergias entre los sistemas de gestión de mantenimiento y los sistemas de control económico es, por tanto, una estrategia muy útil para mejorar la eficiencia en las operaciones y el control de los costes de mantenimiento.

Gestión del mantenimiento

Si se dispone de un sistema de gestión de mantenimiento, el momento en que se aprueban los trabajos debe coincidir con la conformidad a nivel económico de los mismos. Esto último es independiente del período de pago, el cual dependerá de los acuerdos con los proveedores.

La experiencia demuestra cómo el disponer de sistemas de gestión del mantenimiento y de control económico que funcionen de manera independiente hace que haya discrepancias entre ambos. Por tanto, es necesario definir procesos que permitan conectarlos.

Conexión entre sistemas de mantenimiento y económicos

En este sentido, existen varias alternativas para llevar a cabo con éxito esta operación. Algunas de ellas son las siguientes:

  • Generación de órdenes de servicios: es la que implica un mayor nivel de automatización. La aprobación de trabajos en el sistema de gestión de mantenimiento implica la generación en el sistema de control económico de un compromiso de pago formal.
  • Confirmación de pedidos: para aquellos trabajos con un importe considerable, los proveedores precisan de una solicitud formal de los mismos, comúnmente generada a través de sistemas de control económico. En estos casos, el cierre de los trabajos se puede traducir en una aceptación de los mismos para proceder a su abono.
  • Avisos a sistemas de facturación: es una solución intermedia entre la conexión total de sistemas de mantenimiento y control económico, y la operación de forma independiente. La aprobación de trabajos puede traducirse en un aviso a sistemas de facturación electrónica o buzones de email para ejecutar el abono de trabajos a partir de esta acción. Se debe ser muy riguroso en la gestión de los avisos recibidos para evitar incurrir en la desincronización entre ambos.

Gestión del mantenimiento con Retain

En Retain disponemos de sistemas de gestión del mantenimiento que además de ayudar en la toma de decisiones y estandarizar procesos, permiten conectarse a sistemas de control económico.

De esta forma, la aprobación final de los trabajos permite generar “llamadas” para realizar la operación correspondiente a nivel económico que determine el cliente. Dichas “llamadas” pueden implicar un nivel mayor o menor de automatización del proceso en función de las necesidades de cada cliente.

Si quieres saber cómo Retain puede ayudarte a definir y gestionar procesos de sincronización entre tus sistemas de mantenimiento y tus sistemas de control económico, ponte en contacto con nosotros y un consultor te asesorará sin compromiso para dar la mejor solución a tu caso.