Las empresas crean entornos de TI flexibles para que puedan reaccionar a las demandas rápidamente cambiantes de un mercado global altamente competitivo. Pero esto no es solo un desafío técnico: también debe mantener a los empleados a bordo, ya que experimentan el impacto de la innovación y el cambio.
Cuando se instala una nueva tecnología, los empleados deben adoptarla y usarla para ofrecer valor. Cuando se implementa un nuevo proceso, los empleados deben adoptarlo y usarlo para obtener los beneficios deseados. Esa adopción y la participación activa de los empleados son el puente entre una gran solución y los mejores resultados.
La gestión del cambio a nivel de proyecto trata de garantizar que un proyecto logre los resultados deseados mediante el apoyo a las transiciones individuales requeridas por ese proyecto. En proyectos de implantación de software EAM para la gestión de activos empresariales, la gestión del cambio debe adaptarse a las particularidades del sistema y a la complejidad de actores que intervienen en los diferentes procesos.
En la práctica, la gestión del cambio se desarrolla en varios niveles diferentes dentro de la organización.
- Nivel empresarial: afecta a la capacidad y competencia organizativa.
- Nivel de proyecto: una medida de realización de beneficios y creación de valor aplicada en iniciativas particulares.
- Nivel individual: un enfoque para permitir que una persona cambie su modo de trabajar con éxito.
Gestión del cambio en implantación de sistemas EAM
La implementación de un software de gestión de activos EAM no solo dará como resultado cambios en los sistemas, sino también cambios en el proceso y la organización.
La etapa principal de la implementación del sistema debe comenzar con la conceptualización de objetivos claros del proyecto y las posibles formas de lograr estos objetivos. Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan los líderes de proyectos EAM no proviene de la implementación en sí, sino de las expectativas de la alta dirección, el personal y otras partes interesadas.
La gestión del cambio es uno de los factores críticos de éxito para un proyecto EAM. La integración de un equipo de gestión del cambio y un plan efectivo de gestión del cambio son necesarios para que la organización pueda lidiar con el impacto en el negocio.
La gestión del cambio a nivel de proyecto proporciona estrategias, planes, acciones y pasos específicos que se centran en los empleados afectados y trabajan en su alineación con la implementación del EAM.
Para una gestión del cambio exitosa se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos básicos:
- Diseñar la estrategia: Ejecutar una estrategia de gestión del cambio y patrocinio, orientada a facilitar la asimilación de los colaboradores y demás interesados de los cambios que puedan producirse.
- Identificar el impacto: Realización de una predicción del impacto del cambio que permita identificar los facilitadores y barreras del proceso. Del mismo modo, determinar y gestionar los impactos organizacionales que implica el cambio a nivel de procesos, tecnología y personas.
- Resistencia al cambio: Minimizar la resistencia al cambio y facilitar la asimilación a los nuevos procesos y estructura que se planteen con la implantación del nuevo sistema.
- Desarrollar planes de formación: Diseñar planes de acción para lograr una sensibilización eficaz. Coordinar las actividades formativas y de entrenamiento necesarias para conseguir el éxito del proyecto
- Administrar las comunicaciones: realizar una administración de las comunicaciones eficaz para lograr el entendimiento, compromiso y apoyo al proyecto por parte de todos los involucrados.
- Integración humana: Integrar de manera efectiva los equipos de trabajo del proyecto. Estos son los principales interesados, a fin de garantizar el éxito del proyecto.
Factores claves en proyectos de implantación de sistemas EAM
La implantación del sistema EAM es un conjunto de actividades complejas, por lo que las organizaciones deben tener una estrategia efectiva de gestión de proyectos para controlar el proceso.
Las actividades de gestión del proyecto incluyen todas las etapas del proyecto desde el inicio hasta las etapas finales de cierre formal. Por ello es importante mencionar los siguientes factores claves:
- Soporte de alta gerencia: La alta dirección debe proporcionar liderazgo estableciendo un comité directivo de gestión de activos con la participación de representantes seleccionados de las diversas disciplinas involucradas en la gestión de activos en la organización
- Plan de gestión de activos y visión: El plan de mejora de la gestión de activos debe resaltar la importancia y la prioridad del sistema EAM en apoyo del plan general de gestión de activos.
- Procesos bien definidos: la claridad y la aprobación de los procesos esenciales de gestión de activos (identificación de activos, administración y mantenimiento de registros de activos, planificación y control del trabajo de mantenimiento, desarrollo de planes de cuidado de activos, retroalimentación laboral y captura de datos, etc.) son esenciales para garantizar el éxito de implantación del sistema EAM.
- Trabajo en equipo y composición: El equipo de EAM debe involucrar a las mejores personas en las funciones de gestión de activos y mantenimiento de la organización.
- Participación del usuario: La participación del usuario mejora el control percibido a través de la participación en todas las etapas desde la definición del sistema de la organización, hasta formar parte de las fases de implementación.
En Retain contamos con una metodología de implantación propia para desarrollar nuestro modelo de implantación de sistemas EAM en un contexto determinado, adaptado a cada negocio y a sus características. Si quieres saber cómo podemos aplicarlo a tu empresa, consúltanos sin compromiso y un experto se pondrá en contacto contigo lo antes posible.
