Trabajar desde el origen en el control e inventario de los activos es un paso fundamental para desarrollar una correcta valoración de los mismos y, de este modo, cumplir con las exigencias de todas las regulaciones nacionales e internacionales.

Un correcto registro de los activos permite a las empresas tomar decisiones correctas en materia financiera y fiscal; por un lado posibilita el reflejo en sus cuentas tanto de las amortizaciones como de los gastos e ingresos que esos activos generan. Por otro, permite optimizar sus impuestos de acuerdo con las leyes vigentes, además de conseguir un ahorro de costes y una mejora determinante en el control de los activos.

La importancia del inventario de activos

Los inventarios suponen el primer paso en la empresa para poder realizar una gestión estratégica de activos eficaz. Los trabajos de inventario permiten el desarrollo de las siguientes tareas:

  • Toma de datos de los activos de una nueva sede del cliente o para realizar la actualización física del inventario.
  • Catalogación e inventario físico de activos con etiquetado. Consiste en la organización y sectorización de los activos en función del tipo, ubicación o cualquier tipología necesaria, aplicando un etiquetado, por ejemplo con codificación QR, para la rápida identificación de los mismos.
  • Valoración. Además de realizar una catalogación, es posible realizar una valoración de los bienes para de este modo calcular su valor parcial y total. El informe de valoración se entrega en soporte digital o en papel, realizando una explicación detallada de todos los pasos acometidos en el proceso de valoración.
  • Análisis de los registros  y conciliación. La conciliación contable es una de las tareas más importantes para cualquier organización, que puede resultar fundamental de cara a una toma correcta de decisiones. A través de este proceso se cruza la información generada en el levantamiento de inventario físico con los datos disponibles en la base contable de la empresa.
  • Integración digital. Frecuentemente se solicita  poder disponer en todo momento de la información recogida. De este modo, además de los trabajos de inventario y etiquetado, toda la información recogida es sometida a un proceso de integración digital en una base de datos online.

Con un correcto registro y identificación de todos los activos físicos podemos tener la información completa de datos como: especificaciones técnicas y comerciales, código QR, imágenes, planos, fotografías, múltiples campos personalizados, datos financieros, repuestos, servicios de terceros, gestión documental bajo norma ISO,  garantías, contratos, históricos de tareas, consumos y localizaciones.

Registro y etiquetado de inventario en un EAM

La correcta gestión del registro de activos requiere un inventario correcto de estos, una conciliación físico-contable y la actualización y mantenimiento de los datos introducidos. El uso de un software de gestión de activos empresariales (EAM) reduce los costes del proceso, evitando  trasladar inventario innecesario o experimentar tiempos de inactividad debido a un inventario inadecuado, pues con sus  módulos integrados ayuda a la compañía a administrar proactivamente sus activos.

Etiquetado QR-CODE/RFID

Durante la toma de datos o el ingreso de un nuevo equipo se etiqueta cada activo con códigos QR y/o RFID de acuerdo a las necesidades reales del cliente. Una codificación única del inventario resulta ser una herramienta eficaz y estándar para todos los departamentos de la empresa, pudiéndose canalizar desde operaciones de mantenimiento hasta la estandarización de procedimientos de compras sobre un mismo dispositivo.

Las principales ventajas del etiquetado son:

  • Activos identificados y ligados con operación de mantenimiento.
  • Mejora de la trazabilidad de los equipos.
  • Identificación de incidencias sobre un dispositivo del inventario.
  • Reducción de tiempos de actuación en las incidencias sobre activos inventariados.

Registro de datos

Durante las actividades de inventario se toma nota de toda la información necesaria para una gestión adecuada, como por ejemplo:

  • Datos técnicos generales.
  • Foto.
  • Ubicación Geográfica.
  • Posición alfanumérica.
  • Categoría de amortización.
  • Usuario.
  • Documentación adjunta.
  • Cualquier otra información relevante del activo.

Durante el proceso de análisis y diseño para la implementación del EAM es fundamental definir qué información necesitamos incorporar al inventario para gestionar cada activo de manera eficaz y eficiente. Un exceso de información puede incrementar el coste y el tiempo de realización del inventario, sobre todo en empresas con un número importante de activos. Definir además claramente los datos a incorporar y cómo obtenerlos puede evitar problemas posteriores y tener que revisar todo el inventario.

Por otro lado, un inventario muy pobre en el que no se incluya toda la información necesaria restará potencia al EAM y puede obligar a tener que hacer una revisión completa del inventario en el futuro, con el coste que eso conlleva.

Gestión de inventario en Retain

Desde Retain ofrecemos servicios personalizados para la actualización y mantenimiento constante del inventario y del registro de activos. Un inventario completo y actualizado es la base sobre la que se sustenta toda acción energética encaminada a la búsqueda de ahorros. Realizado correctamente y bien organizado, permite agrupar los ámbitos de actuación energética en función de los parámetros más críticos medidos.

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